Lorsque vous devez organiser un déplacement pour un groupe de personnes, la responsabilité peut vite devenir un fardeau si vous n'êtes pas coutumier du fait.

 

Voici une liste non exhaustive de conseils qui vous permettront d'envisager une organisation sereine.

 

Ce texte est à lecture rapide et vous pourrez facilement trouver les sujets qui vous intéressent.

 

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  • JAMAIS SEUL. Ne supportez pas seul le poids de l'organisation, demandez à une autre personne de vous aider dans votre tâche. Un autre membre du groupe ou de l'association. Ainsi vous serez deux à réfléchir et penser ! Vous pourrez aussi vous partager les tâches.
    Groupes Auch Tourisme Gers Bien organiser son séjour
    Partagez les taches d'organisation de votre déplacement en groupe

     

LE TYPE DE GROUPE. Le type de groupe pour lequel vous organisez a également de l'importance, et vous devez garder toujours à l'esprit la questions suivante : "un membre du groupe pourra-t-il se retourner contre moi en cas de problème?". Pour tout aspect juridique, suivez ce lien: Les règles à respecter.

LE GROUPE D'AMIS. Les choses sont un peu différentes, mais tout peut tourner au fiasco quand même si les choses ne sont pas préparées convenablement. Suivez ce lien instructif: voyage entre amis.

Tourisme Auch Gers Gascogne Repas de groupes
A quel type de groupe avez vous affaire ?

 

  • LES ASSURANCES. Pensez à soulever ce problème afin de savoir qui couvre quoi en cas de défaillance? Avez vous des assurances annulation pour le groupe? Rapatriement? etc... Pour en savoir plus : cliquez ici.

 

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  • LE TRANSPORT. Que ce soit en bus, train ou avion, tous les opérateurs vous proposeront des solutions spécifiques aux groupes. Les tarifs sont souvent avantageux et un accueil dédié aux groupes peut être proposé pour éviter "d'éclater" le groupe. Pour en savoir plus, suivez les liens suivants: S.N.C.F; AIR FRANCE; HOP;
    Tourisme Auch Gers Repas de groupes
    Sur des petites et moyennes distances, le bus est un moyen de transport idéal

     

LA RESTAURATION ET L'HEBERGEMENT. Dans les deux cas, assurez-vous que les structures sont habituées à recevoir des groupes et que leurs services sont adaptés (WC et sanitaires en conséquence, places pour stationner des bus ou beaucoup de voitures, bagagerie, wifi, etc...) Faites vous bien préciser les prestations, ce qui est compris dans le prix et ce qui ne l'est pas.

  • Repas de Groupe Auch Gers. Restaurant pour groupes.
    Moment convivial d'un repas de groupe à l'auberge de La Gouardère dans le Gers

     

  • LE CONDUCTEUR & LE GUIDE. Pensez à eux car ils seront du voyage et souvent de bon conseil. Si vous n'avez pas de gratuités pour eux dans les restaurants et hôtels, pensez à les inclure dans vos prix de revient ou faites vous préciser si les repas sont a votre charge ou non. cela peut dépendre des conventions collectives auxquelles ils sont rattachés.
  • Groupes Auch Tourisme Gers bien organiser son séjour.
    Le conducteur et le guide sont vos alliés.

     

  • L'INERTIE DU GROUPE. Qu'est-ce que c'est? Cela veut simplement dire que l'on ne déplace pas aussi facilement 30 personnes que 5. Aussi, tenez-en compte dans votre timing car de nombreux organisateurs oublient qu'il faut 15 minutes pour la montée ou la descente d'un bus de 30 à 40 personnes; 20 minutes pour le passage aux toilettes du même groupe... ce qui fait déjà 50 minutes ! Aussi, anticipez ces "incontournables" en faisant monter les gens dès qu'ils sont prêts. Pensez que vous aurez certainement à régler des détails au dernier moment (régler des factures, récupérer des passeports, etc...) et que cela prend du temps. Rien n'est plus désagréable pour vos membres que d'être constamment sous pression et ce seul détail peut être la cause d'un voyage raté.
  • Groupes Auch Tourisme Gers Bien organiser son séjour
    Incluez dans votre timing le temps de montée et descente du bus ! 2X20 minutes !

     

  • VISITES ET DISTRACTIONS. On ne part pas en groupe pour ne rien faire ! Veillez à varier votre programme en alternant des styles différents et en aménageant des plages de liberté.

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  • LE TEMPS LIBRE. Pour un groupe, le temps libre est un peu la soupape pour éviter que le groupe n'explose. Constamment "managés" pour respecter des horaires de visites, d'arrivée et de départ, vos membres peuvent vite se sentir frustrés de ne pas pouvoir voler de leurs propres ailes. 30 minutes de liberté pour du shoping ou une balade campagnarde seront souvent perçus comme une bouffée d'oxygène.
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Du temps libre pour des emplettes.
  • AU SECOUR !. C'est vous que l'on viendra voir pour un mal de tête ou une cheville tordue, mais que ferez-vous en cas de malaise cardiaque, d'accident vasculaire ou de décès? Il est important que vous vous posiez ces questions avant, car c'est vous qui devrez  faire face. Notez précieusement les coordonnées de vos contacts, surtout à l'étranger.
Groupes Auch Tourisme Gers Bien organiser son séjour
Que ferez vous en cas d'urgences ?

 

  • LE PORTABLE. Il est à lui seul votre bureau, votre ordinateur, votre GPS, appareil photo, etc... comme vous, il n'est pas infaillible. Vous pouvez le perdre ou vous le faire voler. Pensez à transférer les informations importantes à la personne qui vous épaule dans l'organisation et n'oubliez pas que le bon vieux "papier-crayon" reste une valeur sûre!
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